Privacy op de werkplek van morgen

Dat privacy een mensenrecht is, daar staan we anno 2021 nauwelijks bij stil. Niet zo Matthias Dobbelaere-Welvaert, directeur van de stichting Ministry of Privacy.  Als jurist en activist biedt hij weerwerk aan het gemak waarmee we onze gegevens en privésfeer te grabbel gooien. Welke plaats krijgt privacy op de hybride werkvloer? Matthias kijkt vooruit.

Hoeveel privacy kan je nog verwachten in deze socialemediawereld, waarin we werken vanuit een home office, in de cloud en vanuit open, gedeelde werkplaatsen? 

Veel hangt af van hoe je privacy definieert. Gewoon ‘met rust gelaten worden’, dat valt natuurlijk niet te rijmen met de werkvloer. Maar als je het definieert als ‘controle over hoeveel info je deelt’, dan mag je absoluut verwachten dat elke werkplek een zekere mate van privacy waarborgt. 

We evolueren al 10 jaar naar een deeleconomie, met gedeelde werkplaatsen, voertuigen, huizen, … Een logisch gevolg is de timesharing economy, waarbij privétijd en werktijd in elkaar overvloeien en je heel flexibel je tijd gaat delen met anderen. Privacy wordt daarin een complexe zaak, want de GDPR is niet van toepassing tussen particulieren. Tekenend is vandaag de koptelefoon: die geeft aan dat je privacy wenst, maar daarmee los je het vraagstuk niet op. Het wordt dus een boeiende puzzel voor vakbonden en ondernemingen.

Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor bedrijven die op een ethische manier willen omgaan met de privacy van hun werknemers? 

Het inrichten van de werkplek is een belangrijke eerste stap. Zijn er voldoende ruimtes voor vertrouwelijke (telefoon)gesprekken? Hoeveel silent hubs voorzie je voor geconcentreerd werk en hoe richt je overlegruimtes in? Medewerkers moeten privacy vinden, maar evengoed met anderen aan de slag kunnen gaan. 

Bij telewerk is de belangrijkste vraag: op welk manier stuur je als leidinggevende je werknemers aan? Sommige bedrijven willen zo veel mogelijk monitoren en houden thuiswerkers in de gaten met gluursoftware, zoals een keylogger om de toetsaanslagen bij te houden, of software die periodiek vraagt om de aanwezigheid te bevestigen. Dat is natuurlijk jammer. Vertrouwen en autonomie op basis van resultaten, dát is de weg vooruit.
 Hou als ondernemer voldoende rekening met de privésfeer van je mensen. Als bedrijfseigenaar heb je andere belangen dan je team. Je kan daarom niet verwachten dat je team even hard werkt als jij en altijd bereikbaar is. Vanuit die verkeerde filosofie wordt er vaak te veel professioneel contact gezocht binnen de privésfeer.

En ten slotte is ook een veilige digitale werkplek heel belangrijk.

Heb je enkele privacytips voor de keuze van de digitale werkomgeving? 

Kies voor een Europese speler met een Europese hoofdzetel. Zo voorkom je als bedrijf problemen met het privacy shield - de overeenkomst tussen de EU en de VS over de bescherming van persoonsgegevens van Europese burgers. Vraag ook goed de technische en juridische garanties na. Betrek indien mogelijk je Data Protection Officer (DPO) bij het aankoopproces. 

Vraag of je zelf audits mag uitvoeren en op welke termijnen. En analyseer goed de verwerkersovereenkomst, zorg ervoor dat je niet alleen staat bij diefstal van data of een datalek. Dat zijn zowat de belangrijkste zaken. 

De GDPR legde de regels voor de verwerking van persoonsgegevens op Europees niveau vast. Een behoorlijk instrument, of niet? 

Ik heb bij de GDPR een dubbel gevoel. Bedrijven nemen hun aanpak van persoonsgegevens onder de loep, en dat is goed. Maar de basis is vooral angst, omdat er gigantische boetes dreigen. Daardoor zien veel werkgevers de GDPR als een vervelende plicht, terwijl het gewoon gaat over basisrespect voor de privacy. Die regels beschermen vooral consumenten, maar natuurlijk ook werknemers.

Ik zie liever een positieve bedrijfscultuur, gebaseerd op respect voor de grenzen van je team. Privacy is heel individueel. Ga als werkgever dus verder dan het ‘basis juridisch pakketje’. Praat met je mensen over wat werkt voor hen, en wat niet. Maak afspraken als team. Het is bizar dat er in veel bedrijven wél vanzelfsprekend een policy is over de koffiemachine of de afwas, maar niet over belangrijke zaken zoals welke apps en kanalen we willen gebruiken, en hoe we omgaan met sociale media en met elkaars vrije tijd. 

Hoe nemen we zelf meer controle over onze privacy op de werkvloer? 

Door aan te geven wat je noden en grenzen zijn. Treed in dialoog, zo vermijd je frustraties. Het is in ieders belang dat alle teamleden zich op een positieve manier kunnen ontplooien. Bedrijven kunnen helpen door proactief te vragen naar de mening van het team, door écht naar hen te luisteren. Zeker in tijden van telewerk wordt dat een heel belangrijke skill. 

Benieuwd naar meer inzichten over de werkcultuur van morgen? 

Ontdek onze whitepaper