Avec le leadership, vous devez surtout être capable de vous adapter

Une entreprise qui travaille de manière projectuelle gère de manière flexible les personnes, les ressources et la structure. Comment les dirigeants d'entreprise peuvent-ils faciliter au mieux un tel fonctionnement ? Nous en parlons avec Danny Van Driessen, Directeur des services informatiques chez RGF Staffing. En tant que cadre supérieur, il est confronté quotidiennement aux défis auxquels les dirigeants d'entreprise sont confrontés lorsqu'ils optent pour le travail par projet.

Organiser votre entreprise de manière flexible avec des ressources et des personnes affectées à diverses tâches et fonctions n'est pas évident. Comment abordez-vous cela ?

En ce qui concerne l'équipe, vous devez permettre aux gens de se concentrer sur un projet et donc de libérer une partie de leur temps. Il n'est tout simplement pas possible de réaliser des projets en marge. L'externalisation peut aider à intégrer des personnes supplémentaires, en particulier là où des "bras" ou des connaissances techniques générales sont nécessaires. L'expertise interne est plus difficile à remplacer, et il faut donc faire les choix appropriés en matière de projets.

Un phénomène courant est de faire trop souvent appel aux mêmes personnes ayant une expertise particulière, de sorte qu'elles ne peuvent pas contribuer de manière qualitative à tous les projets. C'est pourquoi en tant que dirigeant d'entreprise, vous ne devez pas fixer trop de priorités et ne pas déployer trop de projets en même temps.

La communication entre les chefs de projet est cruciale pour gérer les dépendances. Ainsi, un chef de département peut réunir les chefs de projet chaque mois pour présenter ce sur quoi ils travailleront dans la prochaine période et ce dont ils auront besoin pour le faire. Ainsi, le puzzle reste cohérent, même si parfois vous en venez à la conclusion que vous ne pourrez pas progresser sur 8, mais sur 4 projets au cours des prochains mois.

Sur quoi misez-vous dans le choix des chefs de projet ? Et quand optez-vous pour l'externalisation plutôt que pour la formation continue du personnel interne ?

La question est surtout de savoir quelles compétences vous voulez développer au sein de votre entreprise. La principale qualité requise pour un chef de projet est l'expérience et l'affinité avec le projet. De plus, un chef de projet est surtout quelqu'un qui rassemble, motive, coordonne et communique efficacement avec les gens. Il ou elle veille à ce que ce soit vraiment une "équipe" qui collabore harmonieusement.

Un chef de projet doit également savoir où aller pour résoudre les problèmes et anticiper. La moitié du temps, il gère le déroulement actuel et l'autre moitié, il planifie pour l'avenir, de sorte que le chemin reste clair et praticable pour tout le monde.

Enfin, il s'agit souvent de quelqu'un avec une expertise ou une expérience particulière au sein de l'entreprise.

Les chefs de projet reçoivent un mandat pour livrer un résultat spécifique dans les délais et le budget. Il faut donc beaucoup de confiance en ces personnes de la part de la direction. Ce n'est pas toujours évident.

C'est vrai, mais c'est très important. La direction de l'entreprise choisit les objectifs que l'entreprise souhaite atteindre dans les 3 à 5 prochaines années et les domaines stratégiques sur lesquels elle mise. Ensuite, ce sont les personnes chargées de mener à bien les étapes de la feuille de route.

Il est donc crucial de préciser clairement et de manière motivante ce que vous voulez exactement réaliser et pourquoi. Les chefs de projet doivent parfois ajuster, mais l'objectif reste valable. La portée peut changer, la voie vers l'objectif aussi, mais pas l'objectif lui-même.

Si l'approche d'un chef de projet diffère de celle que la direction de l'entreprise adopterait, on intervient souvent trop rapidement. Mais si vous savez que le chef de projet est compétent et que les objectifs sont clairs pour tout le monde, cette confiance doit être maintenue. Vous définissez les objectifs, mais pour l'approche, vous devez pouvoir donner de la liberté.

Quel type de leadership est selon vous particulièrement nécessaire dans une organisation travaillant de manière projectuelle ?

Je pense que le leadership doit surtout être capable de s'adapter. Je crois en la collaboration et je n'ai pas une approche très directive avec les membres de mon équipe. Je sais qu'ils sont qualifiés et plus intelligents que moi dans leur domaine, je dois donc surtout pouvoir écouter et réfléchir. Même s'il faut parfois trancher, par exemple lorsque de longues discussions compromettent le calendrier du projet. Vous devez donc adapter votre style de leadership à la situation dans laquelle vous vous trouvez.

Quel soutien les chefs de projet ont-ils besoin de "leur" direction ?

Surtout être clair sur les priorités de l'entreprise et pourquoi elles ont été choisies - ce dernier point est souvent oublié. Vous voulez que vos chefs de projet gardent les objectifs, la vision globale, en tête, il doit donc y avoir des conversations claires sur la manière dont nous pouvons idéalement les atteindre ensemble.

De plus, il est crucial qu'ils disposent du temps et des ressources nécessaires pour mener à bien les projets.

Comment la direction de l'entreprise peut-elle s'assurer que tous les projets restent conformes à la vision et à la stratégie de l'entreprise ?

Cela se vérifie lors d'une réunion stratégique. Chez RGF, nous réunissons une ou deux fois par an les différents PDG : les objectifs sont-ils toujours optimaux ou devons-nous ajuster ? Et sommes-nous toujours en bonne voie pour les atteindre ?

Au niveau tactique, nous planifions les livrables du projet pour le prochain trimestre quatre fois par an.

Et enfin, nous veillons également à ce que les projets individuels restent sur la bonne voie, lors de groupes de pilotage mensuels avec les équipes. Cela nous permet de rester opérationnels et de garder un œil sur le pouls des projets.

Avec un cycle de réunion impliquant les différents niveaux, vous pouvez bien surveiller la cohérence et la focalisation des projets.